院内物流のまとめ役！資材課について

病院内では様々な物品を取り扱っており、ペンやノートなどの文房具からマスクや患者さんの使用する医療材料など多岐にわたります。このような物流を管理している部署があり、私たちの病院では資材課と呼んでいます。

院内SEと同じく患者さんとの関わりは少ないかもしれませんが、病院の運営を支える大切な役割となっています。今回は資材課の業務についてご紹介したいと思います。

Contents

業務内容

資材課の業務内容は主に、

などが役割になっています。

価格交渉は新規材料を採用する際や、診療報酬改定のとき、または加入している団体での共同購入の際などに行われます。病院や医療法人などが参加している団体で推奨品として購入すると、団体内で大量購入するという交渉のもとで比較的値段交渉の優位に立てることがあります。

一般的な文房具から医療材料や医療器具、または車両や医療機器なども調達しています。その取り扱いアイテムは5000種類を超え、年間数十億円ものアイテムが部署に届けられます。

それだけの種類の物品を管理するのは手作業だと大変な手間になりとても管理しきれません。そこで病院内にシステムを導入しそのシステムを活用して、物品の管理を行なっています。

そのシステムが一般的にはSPD(Supply Processing Distribution)システムと呼ばれ、物品の発注・払い出し、長期在庫の期限管理、使用材料のデータ統計などができるようになっています。

物品一つごとにSPDシステムで使うシールが貼られていて、物品を使用する際にシールを台帳に貼りつけて物品を使用したかどうかがわかる仕組みです。資材課が台帳のシールを回収してその部署で使われた物品の管理を行なっています。

医療機器、設備工事、IT機器、車両など高額となる機器に対して購入が妥当かどうか審議して実際に購入手続きを行っています。各部署に割り当てられた予算内の申請内容を資材課がヒアリングし、必要な理由や現状、採算が取れるのかなどを調査します。

ヒアリングや採算性などのシミュレーション結果などを使って病院内の委員会で審議を行なって承認を得ると購入手続きを進みます。

高額機器は何百何千万とすることが多いので、現金支払いだけではなく、リースや割賦契約を結ぶことも多いです。リース・割賦を表にまとめると以下のような特徴があります。

契約種類と、所有権の違いが大きなポイントとなっています。

資材課の1日の流れとしては、朝各部署で貼ったSPDシステムのシールを回収し、バーコードリーダーでシステムに読み込みます。その後前日に入荷された物品を各部署に払い出したり、各部署から入力された物品の発注業務を行います。

午後は前日以前や午前中に発注した商品が業者さんから納品されるので物品を受け取り、商品を検品したり入庫作業を行います。

病院の部署全体に対して行うので、多い人は一日数万歩歩き回っているそうなので大変そうです。

やはりSPDシステムが一番関わりがあります。各部署に一台SPDシステムが使えるパソコンを用意しており、そのパソコンが壊れた際の復旧や交換などが資材課のシステムとの関わりが多いです。

また、SPDシステムは昔に入れられた古いサーバーマシンで動いており、保守期限も切れていて壊れた場合どうしようかと不安だったのですが、最近仮想マシンに移行され物理マシンを廃棄後も正常に稼働しているので、しばらくは安心して稼働を続けられると思います。

院内に必要な物品を取りまとめてくれる資材課ですが、普段の発注・納品、払い出しの業務のほかにも様々な契約や交渉などをしていることがわかりました。外部の方とも関わりが大変多いので、接遇などの面で学びが多そうです。院内SEもたまに保守や挨拶などで外部の方と関わりがあるので、学ばさせていただきたいです。